يسير المؤتمر الطبي على تقويمين في وقت واحد. التقويم العلمي يشمل استقبال الملخصات وتحكيمها والبرنامج، والتقويم التجاري يشمل الرعاة والمعرض والقاعة. وأغلب المشكلات تأتي حين يسبق أحدهما الآخر. يعرض هذا الدليل ترتيبًا يبقيهما متوازيين، من نحو تسعة أشهر قبل المؤتمر إلى الأسبوع التالي له، ويشير إلى الخطوات التي يتولاها evenclo.
قبل تسعة أشهر: الموعد والمكان والاعتماد
حدد الموعد وفق تقويم تخصصك حتى لا تتزامن مع مؤتمر جمعية قريبة، ثم احجز المكان. في مصر يعتمد المجلس الصحي المصري ساعات التطوير المهني المستمر للمؤتمرات، ويتوقف عدد الساعات على المحتوى العلمي. لذلك خطط لشكل البرنامج مبكرًا: عدد الجلسات، ومدة كل منها، وأيها ورش عمل تطبيقية. والأطباء الذين يجمعون الساعات لتجديد مزاولة المهنة يسألون عن الاعتماد قبل أي شيء آخر.
استقبال الملخصات
انشر الأقسام والحدود والمواعيد النهائية مع الإعلان، وحدد هل التحكيم معمّى. كثير من الجمعيات تفتح عدة مسارات معًا، مثل الأبحاث الأصلية والحالات السريرية وجائزة الباحث الشاب. في evenclo يكون كل مسار دعوة مستقلة بنموذجها ومعاييرها، ويفرض النظام التعمية في التحكيم، وتتحول الملخصات المقبولة إلى جلسات في البرنامج مع دعوة المؤلف المقدِّم للتسجيل. ويتناول دليل منفصل إدارة التحكيم نفسه.
الرعاة والمعرض
تموّل شركات الأدوية والأجهزة الطبية جزءًا كبيرًا من المؤتمر الطبي. بِع الرعاية في باقات بمزايا واضحة، مثل مساحة الجناح وندوة علمية وتصاريح للمشاركين، وضع الأجنحة حيث يمر المشاركون بين الجلسات وفترات القهوة. في evenclo يتقدم العارضون ويُعتمدون ويستلمون تصاريحهم من بوابتهم، ويمسح موظفوهم بطاقات المشاركين لجمع العملاء المحتملين.
التسجيل والبرنامج
يسجل المشاركون حسب الفئة (استشاري، أخصائي، طبيب مقيم، طالب، ممثل شركة) برسوم لكل فئة، ويصل كثير منهم في مجموعات تحجزها مستشفى أو شركة. انشر البرنامج بالقاعات والمواعيد، ودع المشاركين يبنون جدولهم الخاص. وتوقع تغييرات متأخرة، مثل رحلة متأخرة أو تبديل قاعة؛ والتعديل في البرنامج يظهر في الجدول المنشور فورًا.
الحضور والشهادات
قد تسأل جهة الاعتماد كيف عرفت أن المشارك حضر. سجّل الحضور لكل جلسة بمسح البطاقات عند باب كل قاعة، ولا تصدر الشهادة إلا لمن استوفى القاعدة التي وضعتها، مع الساعات التي حصّلها. يحسب evenclo الساعات من الجلسات التي مُسحت فيها بطاقة كل مشارك، فمن غادر بعد حفل الافتتاح لا يحصل على الشهادة كاملة.
أسئلة متكررة
من يعتمد المؤتمرات الطبية في مصر؟
يعتمد المجلس الصحي المصري المؤتمرات بساعات التطوير المهني المستمر. ويتوقف عدد الساعات على المحتوى العلمي، فقدّم الطلب ومعه مخطط البرنامج.
متى يفتح المؤتمر الطبي باب استقبال الملخصات؟
قبل المؤتمر بنحو سبعة أشهر، فيبقى ثلاثة أشهر للتقديم، وشهر للتحكيم، ونشر البرنامج قبل شهرين.
كيف تثبت الحضور للساعات المعتمدة؟
امسح البطاقات عند باب كل جلسة، وأصدر الشهادات من هذه السجلات، مع حساب الساعات من الجلسات التي حضرها كل مشارك.
احجز عرضًا ثلاثون دقيقة، ومشاركة شاشة، بالعربية أو الإنجليزية.