الطابور عند الباب مشكلة سعة، ويمكنك حساب أرقامها قبل الفعالية بأسبوع. يصل أغلب الزوار في فترة قصيرة قبل الجلسة الأولى، فخطط لتلك الذروة لا لإجمالي اليوم، واختر طريقة تسجيل سريعة بما يكفي لاستيعابها. يتناول هذا الدليل الحساب، وتجهيز المكاتب، وما تفعله حين تتعطل الشبكة.
خطط للذروة
تضع أدلة تخطيط تسجيل الحضور أغلب الوصول في نصف الساعة إلى الساعة السابقة لجلسة الافتتاح. خذ العدد المتوقع، وافترض أن أغلبه يصل في تلك الفترة، فيكون لديك المعدل الذي يجب أن تستوعبه المكاتب. مؤتمر من ٢٬٠٠٠ شخص يصل منهم ١٬٢٠٠ بين ٠٨:٣٠ و٠٩:٠٠ يحتاج تسجيل ٤٠ شخصًا في الدقيقة. وفي الفعالية الممتدة لعدة أيام تكون الذروة صباح اليوم الأول، ويتوزع الوصول في الأيام التالية.
اختر الطريقة
مسح رمز QR من الهاتف يستغرق ثواني قليلة للشخص. وطباعة البطاقة في المكان أبطأ لأن الطابعة تحدد السرعة، والبحث عن الاسم أبطأ الجميع. تطبع المؤتمرات عادة البطاقات عند المدخل، بينما تمسح المعارض الزوار عند الدخول ببطاقات مطبوعة مسبقًا. وأجهزة الخدمة الذاتية التي تطبع عند المسح تضيف طابعات دون إضافة موظفين.
جهّز المكاتب
قسّم الطابور. المسجلون مسبقًا في الصف الرئيسي، ومن لم يسجلوا والمدفوعات والمشكلات في مكتب منفصل، حتى لا يوقف رمز QR مفقود أربعين شخصًا. أرسل رموز QR قبل يوم عبر واتساب، فأغلب الزوار يفتحونه. وخصص للمتحدثين وضيوف الشرف والعارضين مكتبهم. في evenclo يطبع كل نوع من الزوار تصميم بطاقته، ويسجل الزائر دون حجز مسبق ويدفع عند المكتب في قائمة الطلبات نفسها التي تضم مبيعات الموقع. وإن سمح المبنى، ضع المكاتب في الداخل بعيدًا عن الأبواب، فيتكون الطابور داخل المبنى ولا يسد المدخل.
حين تتعطل الشبكة
تفقد القاعات والمعارض الإنترنت اللاسلكي وبيانات الهاتف في أسوأ لحظة، حين يصل ألف هاتف دفعة واحدة. ويجب أن يستمر التسجيل دونه. يحتفظ ماسح evenclo بعمليات المسح على الجهاز عند انقطاع الاتصال ويزامنها عند عودة الإشارة، فيبقى الباب متحركًا.
اختبره في المساء السابق
نفّذ مسحًا حقيقيًا وطباعة بطاقة حقيقية على كل مكتب في المساء السابق، على شبكة المكان، مع الموظفين الذين سيعملون عليه. أغلب أعطال الصباح سببها برنامج تشغيل طابعة، أو تحديث حاسوب، أو موظف لم يرَ الشاشة من قبل.
أسئلة متكررة
كم محطة تسجيل حضور تحتاج الفعالية؟
اقسم الوصول في ساعة الذروة على ما تستوعبه محطة واحدة في الساعة، مع احتساب نحو ٢٠٪ للتأخير. ومع طباعة البطاقات في المكان يكون ذلك نحو ١٥٠ شخصًا لكل محطة في الساعة.
هل التسجيل برمز QR أسرع من القائمة المطبوعة؟
نعم. المسح يستغرق ثواني قليلة ولا يحتاج بحثًا، بينما يستغرق العثور على اسم في قائمة أو شاشة أضعاف ذلك.
ماذا يحدث لتسجيل الحضور إذا انقطع الإنترنت؟
مع ماسح يعمل دون اتصال، تُحفظ عمليات المسح على الجهاز وتُزامَن عند عودة الاتصال. اختبر ذلك في المكان قبل الفعالية بيوم.
احجز عرضًا ثلاثون دقيقة، ومشاركة شاشة، بالعربية أو الإنجليزية.